Como fazer a autogestão de compras do seu restaurante e economizar tempo e dinheiro com o auxílio da Giornata
Administração de um empreendimento é algo extremamente trabalhoso, mas existem diversas maneiras de facilitar e otimizar processos em qualquer tipo de segmento, ainda mais quando se diz respeito a um restaurante. A rotina desse ambiente envolve múltiplas variáveis mas, a escolha dos indicadores corretos, gestão de compras eficiente e a construção de parcerias com fornecedores de confiança podem mitigar os riscos para o seu negócio.
Um dos setores mais importantes dentro de um restaurante, inegavelmente, é o de compras. Esta é uma área que precisa de muito cuidado e atenção, considerando todo seu potencial estratégico para a rentabilidade e saúde financeira do negócio. Neste post vamos apresentar algumas dicas e estratégicas para uma gestão de compras simplificada e eficiente. Essas dicas vão colaborar com a rotina do restaurante e trazer mais leveza a sua vida como empreendedor. Você sabe que dar conta do recado é desafiador, mas com as ferramentas certas, fica muito mais fácil. Confira!
O que fazer e por onde começar:
Primeiramente, entenda o que significa e o que engloba a gestão de compras. Administrar esse setor depende da elaboração eficiente desse processo na empresa. Dentre eles, a escolha do fornecedor e a quantidade de suprimentos a serem adquiridos, por exemplo. Esse processo vai definir e desenvolver estratégias capazes de viabilizar a aquisição de insumos para a produção. Nesse momento, é importante priorizar negociações com os fornecedores, a fim de sempre reduzir o máximo possível dos custos e ao mesmo tempo manter a qualidade dos produtos, com o intuito de otimizar os custos na produção.
A gestão de compras deve sempre estar atrelada ao setor de vendas e ao estoque do seu restaurante. Entender a demanda de vendas e o estoque de matérias-primas é primordial para organizar o setor de compras. Ou seja, fazendo a relação das informações desses três setores: vendas, estoque e compras, se cria condições eficazes de análises do processo de compras.
Planeje sua agenda de compras
Em qualquer âmbito da vida, nada melhor do que uma agenda para manter a organização em dia. Em um restaurante não é diferente. Ter uma agenda regular de compras para cada categoria de itens viabiliza manter um bom planejamento e gerência do tempo na questão da validade dos produtos. Isso reflete na economia com o frete e auxilia na aquisição de compras mais assertivas. Por isso, não deixe de estabelecer uma rotina para essa categorização.
Fazendo uma programação das suas compras a médio e longo prazo, você consegue ter uma maior previsibilidade de gastos, além de aproveitar as melhores condições de pagamento com os fornecedores. Nesse sentido, é necessário fazer uma análise de todos os dados. Isso permitirá que o setor de compras tenha uma visão mais ampla de toda a sua cadeia de suprimentos. Assim, é possível saber quais ingredientes têm mais demanda, quais apresentam desperdício ou não, entre outras informações. Ter essas informações catalogadas otimiza a aquisição de suprimentos e garante a eficiência no setor de compras.
Outra questão importante diz respeito às estratégias de compras. Pelo menos uma vez por ano é necessário revisitar as atuais estratégias de compras para identificar oportunidades de otimização, tendo como principal objetivo fazer compras mais inteligentes e reduzir custos.
Como o setor de compras tem impacto em diferentes áreas dentro do restaurante, faz sentido que ela seja feita em paralelo com o planejamento estratégico. Logo, conhecer as preferências dos clientes é uma estratégia eficiente. Isso permite que a gestão conheça, por exemplo, quais os produtos com maior saída e, portanto, quais matérias-primas devem ser priorizadas. Esse tipo de integração é especialmente importante para evitar que o time de gestão de compras adquira muitos itens desnecessários para o negócio e poucos itens fundamentais.
Para que todas essas premissas sejam aplicadas de forma eficiente, o ideal é designar essa função para um funcionário ou departamento específico. Todavia, caso não seja possível ter colaboradores voltados somente para essa área, é primordial conseguir reunir as informações referentes às compras em um único lugar e as deixar organizadas. Esse já é um ótimo começo para um departamento de compras.
Depois de reunir as informações em um único lugar, você consegue compreender melhor a demanda de compras. Com isso, você vai conseguir determinar e entender a dinâmica de cada produto, como por exemplo, se há ou não sazonalidade de um determinado item, sobre o aumento ou baixa de preço de um ingrediente em certas épocas do ano, qual prato é o mais vendido num dado período, entre outros. Com isso você será capaz de prever os gastos e arrasar nas suas compras.
Muita atenção ao estoque e as vendas
Que o controle de estoque está diretamente conectado com a gestão de compras, isso não é segredo para ninguém. Mas vale salientar o óbvio: as necessidades do estoque demandam o que deve ser adquirido. Assim, uma das melhores práticas dessa integração é manter um estoque mínimo e programar as compras a partir do histórico de movimentações.
Nesse sentido, deixar uma quantidade reduzida de itens armazenados evita desperdícios, em função, principalmente, da validade dos produtos. Com a Giornata você pode ficar mais tranquilo quanto a durabilidade dos produtos, já que (dependendo da receita) eles possuem até 1 ano de validade. E você pode contar, também, com a praticidade em preparar pratos incríveis com muita facilidade. Um exemplo disso, é o nosso Crème Brûlée. Para preparar esse clássico da cozinha francesa você só precisa dissolver 510 g do produto em 1 litro de leite, e isso lhe renderá 40 porções da sobremesa para você surpreender os seus clientes. Demais, né?
O estoque e as vendas estão dentro do que se chama de ciclo de compras. Já que essas compras vão depender dos produtos presentes em estoque, bem como da previsão de vendas. É preciso fazer um balanço entre esses dois aspectos do seu restaurante. Nesse sentido, é necessário identificar no planejamento o nível mínimo de estoque para que sempre que for atingido, se realizem novas compras.
O que define uma boa gestão de compras não se resume apenas a economia e gastos reduzidos, mas também uma parceria de confiança com o fornecedor. Tendo isso em mente, um gestor precisa também pensar nas datas de recebimentos, nos prazos e formas de pagamento, na qualidade e até mesmo na quantidade mínima por compra.
Tudo isso tem que estar perfeitamente alinhado para que você não fique a deriva na administração do seu negócio. Como estamos na era da transformação digital, a notícia boa é que você tem a oportunidade de contar com softwares de gestão de compras que facilitam a execução de cada uma dessas dicas e otimizam os seus processos.
Conte com um fornecedor de confiança
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